Optimiser la gestion de sa boite mail pour gagner du temps
Cette formation pratique s'appuiera sur l'utilisation de la boîte mail de chaque stagiaire, qui mettra en application immédiatement les techniques abordées.
Objectifs
Le programme
Faire le point sur sa gestion des emails
- Autodiagnostic
- Identifier ses habitudes chronophages
- Connaitre les conséquences de sa gestion des mails sur sa productivité
Les règles d’usage des emails
- Questionner l'utilité du mail selon l’urgence
- Choisir entre email, appel ou réunion en fonction de la complexité
- Utiliser les champs destinataires, CC et CCI à bon escient pour éviter la surcharge d'informations
- Rédiger des objets clairs et précis pour faciliter la lecture et la classification
Exploiter les outils de votre boite mail
- Créer un système de classement efficace : dossiers, étiquettes/labels et catégories
- Trier les mails par conversation
- Créer des règles et filtres pour classer automatiquement les mails
- Paramétrer des outils intégrés comme les catégories dans Outlook ou les libellés dans Gmail
- Utiliser des filtres anti-spam et signaler les courriers indésirables
- Programmer ses mails d'absence pour gérer les périodes d'indisponibilités
Réduire le temps de traitement des emails pour ne plus les subir
- Définir des priorités : différencier l'urgent de l'important
- La méthode des 2 minutes : traiter, déléguer ou archiver
-
Planifier des plages de consultation
-
Gérer les notifications pour limiter les interruptions
Optimiser sa communication par mail
- Rédiger des emails clairs et concis pour limiter les échanges
- Structurer son message
- Privilégier un style concis : aller à l'essentiel en restant souple
- Mentionner clairement les actions attendues à la fin de l'email
Mettre en place des habitudes durables
-
Définir un plan d’action personnalisé pour maintenir l’organisation
-
Intégrer des rituels hebdomadaires pour garder une boîte mail sous contrôle
-
Partage d’astuces et d’outils supplémentaires
En option : 1h30 de suivi individuel un mois après la formation
Ce suivi vise à renforcer les acquis de la formation et à accompagner chaque participant dans la mise en œuvre durable des bonnes pratiques. Elle permet d'ancrer durablement les nouvelles habitudes et de garantir une gestion efficace de la boîte mail sur le long terme.
Programme
Les méthodes et outils pédagogiques
Méthode active
Ateliers de réflexion
Partage d'expériences pour favoriser l’émulation
Exercices individuels et collectifs
Identification des meilleures pratiques
Etudes de cas
Autodiagnostic
Liens avec des situations professionnelles
Animation possible en classe Virtuelle
Pédagogie
Les évaluations et certificats
Quizz
Attestation de formation
Evaluation
Calendrier des prochaines sessions
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Classe virtuelle
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jeudi 3 avril 2025
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Toulouse
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jeudi 13 mars 2025
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Bordeaux (33)
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jeudi 24 avril 2025
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Calendrier
