Savoir conduire une réunion efficacement

Comment préparer une réunion ?

• Identifier les divers types de réunions : information, résolution de problèmes, prise de décisions
• Préparer la logistique de la réunion : planifier, réserver la salle, préparer le matériel et les documents
• Organiser la réunion : définir le thème, l'objectif, l'ordre du jour, le plan, les priorités
• Prévoir le chronométrage de la réunion
• Choisir et préparer les participants
• Utiliser des supports visuels
• Réflexion sur la posture de l’intervenant
• Travail en groupe sur les types de réunions et sur la préparation de la réunion

Comment communiquer avec le groupe pendant la réunion ?

• Connaître les règles de base de la communication et de la dynamique de groupe
• Gérer l’espace, son positionnement, sa place, ses gestes…
• Connaître les techniques de communication : les reformulations, le questionnement, le silence et l’écoute active…
• Connaître les attitudes facilitantes : l'empathie, l’assertivité…

Comment conduire une réunion ?

• Coordonner la posture, le regard, la gestuelle
• Harmoniser verbal et non verbal
• Savoir impliquer son auditoire
• L'utilisation de la voix, le timbre, le ton, le rythme

Comment animer une réunion ?

• La réunion restreinte, la grande réunion
• Commencer la réunion : poser le cadre
• Réaliser les quatre phases de la réunion : contracter, collecter, construire, synthétiser
• Etre garant du cadre et aussi mener les participants vers l’objectif de la réunion
• Les compétences de l'animateur : faciliter, réguler, accompagner 
• Maîtriser les techniques d’animation : le tour de table, les sous-groupes, le brainstorming, le débat, les synthèses
• Gérer le temps, maîtriser les dérives
• Intégrer les divers types de participants
• Gérer les situations délicates

Comment conclure la réunion ?

• Conclure la réunion 
• Organiser le suivi
• Rédiger et diffuser le compte rendu
• Suivre l’application des décisions, du planning